این یک پرسش اساسی است که پیش از تجهیز دفتر کارتان باید از خود بپرسید و برای پاسخ دادن به آن باید چند نکته بسیار مهم را مشخص کنید:
واقعیت موجود در فضای کاری خود را مشخص کنید.
وضعیت حال حاضر دفتر کارتان چگونه است؟ نوساز است یا قدیمی و آیا قصد بازسازی دارید یا می‌خواهید به همان شکلی که هست از آن استفاده کنید؟
شما ابتدا باید ببینید چه چیزی تحویل گرفته‌اید؛ به این دلیل که یقیناً دفتر شما یک سری محدودیت‌هایی را در طراحی دکوراسیون اداری بر طراح اعمال خواهد کرد و بعد از آن تازه می‌توان مشخص کرد که شما می‌توانید از مبلمان اداری مدرن استفاده کنید و یا مبلمان اداری کلاسیک!
این محدودیت‌ها کدامند؟
نمای ساختمانی که دفتر شما در آن قرار دارد و طراحی کلی فضای داخل آن اولین محدودیت است. فرض کنید که شما ساختمانی را که اجاره کرده‌اید که نمای آن با سنگ‌های مدل دوره ایران باستان، نماسازی شده است و قاب پنجره‌های بیرونی نیز همین‌طور. فضای لابی ساختمان و درهای ورودی واحدها و هم‌چنین ورودی راهروها و حتی تصاویر درون آسانسورها همگی آثار معماری سبک کلاسیک هستند. در این صورت بهتر است این یک‌پارچگی را نادیده نگیرید و برای دکوراسیون اداری دفتر کارتان از مبلمان اداری کلاسیک استفاده کنید. دقیقاً برعکس این موضوع هم مصداق دارد؛ اگر در ساختمانی دفتر کار اجاره و یا خریداری کرده‌اید که جای‌جای آن از المان‌های سبک مدرنیته استفاده شده است بهتر است که ریسک تغییر سبک را نپذیرید و شما هم دفتر کارتان را به سبک مدرن تجهیز کنید.
سلیقه شخصی شما چیست؟
حالا فرض کنید که شما دفتری را اجاره یا خریداری کرده‌اید که هم‌چون یک برگه سفید است و اثری از المان‌ها مدرن یا کلاسیک در آن وجود ندارد. پس نوبت ذوق و سلیقه شماست که به‌کار گرفته شود و دکوراسیون اداری و مبلمان اداری مورد نظرتان را انتخاب کنید. یقیناً هیچ‌کدام از این سبک‌ها بر دیگری برتری ندارد و اگر در طراحی و دکوراسیون دفتر خود از افراد خبره استفاده کنید، حتماً خروجی چشم‌نوازی خواهد داشت؛ چه دکوراسیون اداری مدرنی داشته باشید و چه دکوراسیون اداری کلاسیک.
نوع کار شما چیست؟ چه چیزی می‌فروشید یا چه خدماتی ارائه می‌دهید؟
زمینه فعالیت شرکت شما چیست؟ اگر یک شرکت تحقیقاتی هستید که بر روی محصولات نوین و تکنولوژیکی کار می‌کنید، بدون معطلی سبک مدرن را انتخاب کنید. در سبک دکوراسیون اداری مدرن، مرزها تقریباً حذف شده‌اند و فضای بسته و اتاق کار مفهوم چندانی ندارد. در چنین فضاهایی دکوراسیون محیط کار به شکلی انجام می‌شود تا دسترسی پرسنل به یکدیگر و تعامل میان آن‌ها راحت‌تر صورت بگیرد. استفاده از میزهای کار گروهی در چنین دفتر کاری یک پیشنهاد ویژه است. ولی اگر شما فروشنده محصولات سنتی کشورتان هستید و یا به نوعی کار شما با تاریخ باستان کشورتان گره خورده است هیچ چیزی بهتر از مبلمان اداری کلاسیک برای شما نیست. دفتر کارتان باید به مشتری بگوید که چه‌قدر در زمینه کاریتان حاذق هستید.
میزان فضای کارتان چه قدر است؟
میز و صندلی‌های اداری مدرن معمولاً جمع و جور هستند و در مقایسه با مبلمان اداری کلاسیک، فضای کم‌تری را اشغال می‌کنند. پس اگر فضای کارتان کوچک است بهتر است به سراغ یک میز مدیریت کلاسیک با آن ابعاد وسیعش نروید و یک میز اداری مدرن با یک صندلی توری برای خودتان و میزهای کارمندی مدرن و صندلی کارشناسی جمع و جوری را برای کارمندانتان انتخاب کنید.
