شرکت‌های هوشمند می‌دانند که فضای کار هم جزئی از ابزار کارشان محسوب می‌شود. این فضا ارزش‌های اساسی هر کسب‌وکار را منعکس و بر آنها تأکید می‌کند. شکل قرار گرفتن تیم‌ها، فعالیت‌های مختلف و مؤلفه‌های دیزاین در دفترکار نشان‌دهنده‌ی فرهنگ، برند و ارزش‌های آن کسب‌وکار است.
برای مثال امروزه شاهد افزایش چشم‌گیر دفترهای کار با چیدمان باز هستیم. علت این مسئله این است که شرکت‌های امروزی به‌دنبال گشودگی، شفافیت و تعامل هستند. این شکل از طراحی داخلی برای اغلب شرکت‌ها جواب می‌دهد؛ اما تحقیقات نشان داده است که دیزاین تعاملی ممکن است برای همه مناسب نباشد. امروزه افراد قدر سکوت و تمرکز را بیشتر می‌دانند و به دنبال جاهایی می‌گردند که بتوانند در آنها تمرکز کنند.
در حقیقت، کارکردن به صورت تعاملی و کارکردن در سکوت دو سر یک طیف هستند. روش‌های مختلف کار کردن در این طیف قرار می‌گیرند که هر کدام چیدمان خاص خودشان را دارند. بهترین راه برای تشخیص این‌که کار شما در کجای این طیف قرار می‌گیرد این است که تک‌تک فعالیت‌هایی را که بر شکل دیزاین شما تأثیرگذار هستند مشخص کنید.
همیشه حرف‌زدن آسان‌تر از عمل کردن است. شاید آسان باشد که تصور کنید شخصی به‌تنهایی در یک اتاق سمینار کاملاً خالی مشغول کار باشد یا گروهی از افراد دور میز یک نفر جمع شده‌اند چون اتاق کنفرانس خالی و در دسترس‌شان نبوده است. اما تصورکردن یک سناریوی جایگزین و مؤثر کار دشواری است.
برای این‌که همه‌ی افراد بتوانند با زبان مشترکی در مورد فضا حرف بزنند، ما شاخصی از کارکردن تعاملی و کارکردن در سکوت تهیه کردیم. این شاخص که متشکل از هفت ویژگی است می‌تواند شکل مطلوب کارکردن برای افراد مختلف را با فضای فیزیکی مطابقت دهد: موقعیت، محصور بودن، آشکار بودن، تکنولوژی، ماندگاری، پرسپیکتیو و اندازه.
برای درک بهتر عملکرد این شاخص‌ها، آن را به‌تنهایی یا با اعضای تیم‌تان تمرین کنید. یکی از فعالیت‌های کاری همیشگی‌تان را انتخاب کنید: مثلاً جلسه‌های سرپایی روزانه یا هفتگی و با استفاده از طیف زیر سعی کنید ایده‌آل‌ترین حالت ممکن برای این فعالیت را پیدا کنید (احتمال دارد شکل مطلوب شما بین دو سر طیف قرار بگیرند.) مثلاً در قسمت «موقعیت» از اعضای تیم‌تان بپرسید که آیا ترجیح می‌دهند این جلسه در اتاق جلسات مرکزی برگزار شود یا جایی که بقیه هم ممکن است جمع شوند؟ آیا می‌خواهند این جلسه به فضای کار گروهی‌شان نزدیک و از بقیه دور باشد؟
پس از پرسیدن این سؤالات به همه‌ی پاسخ‌ها خوب فکر کنید تا بتوانید به زبانی برای شناخت نیازهای فضای کسب‌وکارتان دست پیدا کنید و مثلاً به این نتیجه برسید که «ما به فضای بیشتری برای جلسه‌های مشترک نیاز داریم.»
هفت ویژگی فضای کار
با استفاده از طیف زیر می‌توانید پیش از آغاز دیزاین دفترکارتان، شکل مناسب و مطلوب کارکردن را برای کارمندان شرکت‌تان پیدا کنید.
• موقعیت: میزان دسترسی فضا برای همه یا تعدادی از افراد. حاشیه-مرکز
• محصور بودن: میزان محصوربودن فضا با دیوارها، درها یا سقف. بسته-باز
• آَشکار بودن: میزان اختفای فضا به لحاظ بصری یا صوتی. خصوصی-عمومی
• تکنولوژی: میزان استفاده از تجهیزات تکنولوژی در فضا. تکنولوژی سطح پایین-تکنولوژی سطح بالا
• دوام: میزانی که فضا دعوت به ماندن می‌کند. بلندمدت-کوتاه‌مدت
• پرسپکتیو: جهتی که فضا توجه کاربران را به آن متمرکز می‌کند. درونی--بیرونی
• اندازه: میزان فضای مورد نیاز. کوچک-بزرگ
این تمرین کاربردهای گوناگونی دارد و می‌توانید از آن به‌عنوان پایه و اساس یک ورک‌شاپ بزرگ استفاده کنید تا ببینید افراد مختلف چگونه و کجا کار می‌کنند و چه راه‌هایی را برای کار کردن در آینده تصور می‌کنند. ما نسخه‌ی آن‌لاینی هم از این شاخص تهیه کردیم تا به نتایج سازمان‌یافته‌تری برسیم و به افراد بیشتری دسترسی داشته باشیم. اگر سازمان شما هم بررسی آن‌لاین را ترجیح می‌دهد می‌توایند از این نسخه‌ی آن‌لاین استفاده کنید.
برای این‌که تصویر واضح‌تری از عملکرد این شاخص‌ها در شرکت‌های واقعی داشته باشید در ادامه دو مورد از کسب‌وکارهایی را بررسی می‌کنیم که با شاخص ما کار کرده‌اند.
ادوبی
دفتر نیویورک شرکت ادوبی با تصاحب شرکت‌های فناوری کوچک‌تر توسعه پیدا کرده است. ادوبی شرکت باتجربه و کهنه‌کاری در حوزه‌ی خودش است، حوزه‌ای که سریعاً در حال رشد است و رقابت برای کشف استعداد (خصوصاً در نیویورک) باعث شده است که شرکت‌های رقیب بر دیزاین دفاتر خود سرمایه‌گذاری کنند، ادوبی هم این فرصت را مغتنم شمرد تا دیزاین دفتر میدتاون منهتن خود را مورد بازنگری قرار دهد.
این شرکت می‌دانست که با چالش‌های متعددی مواجه خواهد شد. برای مثال کارمندان دفتر میدتاون به دلایلی از فضای دفترکارشان استفاده نمی‌کردند. خیلی‌ها تصمیم گرفته بودند از خانه یا جاهای دیگر کار کنند. این شرکت کارمندان زیادی داشت که هرکدام در جاهای مختلف مشغول به کار بودند. در نتیجه حتی کسانی که در دفتر میدتاون کار می‌کردند مجبور بودند زمان زیادی را به کار مجازی اختصاص دهند.
کارمندان شرکت دلیل موجهی برای حضور در فضای دفترکارشان نداشتند مگر این‌که مجبور می‌شدند. این فضا از دفترهای مجزا، اتاقک‌ها، و تعدادی امکانات رفاهی تشکیل شده بود. علاوه بر این افرادی که به تازگی حوزه‌ی کاری‌شان مجزا شده بود باید در کنار یکدیگر کار می‌کردند و با این‌که فرهنگ کار و الزامات فضا را رعایت می‌کردند، گاهی بین‌شان جر و بحث به‌وجود می‌آمد.
ادوبی از ما خواست که نیازهای کارمندانش را برای انجام کارهای روزمره‌شان بررسی کنیم. ما برای پشتیبانی از داده‌ها و فرهنگ داده‌محور کارمندان، با تیم امور مالی این شرکت همکاری کردیم. این تیم داده‌های مربوط به فضای دفترکار را جمع‌آوری و تحلیل کردند و از بازخورد کارمندان در مورد هفت ویژگی شاخص بالا به‌عنوان بخش کلیدی این پروسه استفاده کردند.
ما برای خلق فضای کاری "نهایی" به این نتیجه رسیدیم که کارمندان دوست دارند در فضای شفاف و روشن کار کنند و دید خوبی نسبت به سایر فعالیت‌های شرکت داشته باشند. آنها فضای هدف‌مندی می‌خواستند که کار مجازی را به خوبی پشتیبانی کند و با استفاده از فناوری پلاگ اند پلی بتوانند اطلاعات و داده‌هایشان را با سرعت و سهولت بیشتری بین سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارند. کارمندان احساس می‌کردند به فضای بیشتری برای جلسات و گردهم‌آیی‌های‌شان نیاز دارند تا بتوانند به سرعت و غیر رسمی از آنها استفاده کنند.
با این‌که کارمندان این شرکت طرف‌دار فضای باز و شفاف بودند، نتایج بررسی‌ها به ما نشان داد که آنها نمی‌خواستند فضای کارشان شبیه استارتاپ‌ها بشود و برایشان مهم بود که هر تیم مرز و محدوده‌ی مشخصی داشته باشد. برای مشخص شدن الزامات کار دیزاین این نتایج را به کارمندان ادوبی ارائه کردیم و به تأییدشان رساندیم.
دیزاین دفتر ادوبی در میدتاون نیویورک در دست انجام است و برای دیدن کار نهایی بسیار شگفت‌زده هستیم. ما با استفاده از شاخص آن‌لاین‌مان توانستیم با تمامی اعضای تیم ادوبی از راه دور ارتباط برقرار کنیم و با تحلیل داده‌ها چگونگی ارتباط و تعامل آنها را با کاربران نهایی بررسی کردیم.
یودول
یودول در سال 2005 تأسیس شده است. این شرکت بازاریابی 1100 کارمند دارد که حدود یک‌سوم آنها در دفتر نیورورک مشغول به‌کار هستند و شامل برنامه‌نویس‌ها، تیم فروش، تیم اجرایی و مدیران شرکت می‌شوند. تیم برنامه‌نویسی یودل مشخصاً بر روی پروژه‌هایی کار می‌کنند که باید به سرعت انجام شوند و به هماهنگی و تجسم ذهنی سریع تایم‌لاین‌ها و وظایف نیاز دارند.
این شرکت می‌خواست انرژی استارت‌آپی خودش را حفظ کند و در عین حال فضای کافی برای رشد خود در آینده داشته باشد. دفتری که قبلاً از آن استفاده می‌کردند بیش از حد شلوغ شده بود و به‌صورت فضای موقتی درآمده بود که کارمندان در گوشه وکنارهایش جمع شده بودند. تیم‌ها از یکدیگر جدا افتاده بودند، یک فضای مرکزی برای گردهم‌آیی جلسات نداشتند و تیم اجرایی در دفاتر خصوصی و جدا از بقیه کار می‌کردند. عملکرد چندپاره‌ی فضا، تغییر آنها را از استارت‌آپ به یک کسب‌وکار پخته و بالغ نشان می‌داد.
برای تعریف و تمایز انواع کارهایی که هر تیم انجام می¬داد تمرینی با استفاده از شاخص هفت ویژگی انجام دادیم و به نتایج غافل‌گیرکننده‌ای رسیدیم. کار تیم برنامه‌نویسی تعاملی‌تر از چیزی بود که تصورش را می‌کردند اما در عین‌حال به فضای آرام‌تری برای انجام پروژه‌های سریع نیاز داشتند. برای برطرف کردن نیاز این تیم، در دیزاین نهایی از یک «ماشین آرام» استفاده کردیم؛ یعنی فضای نیمه‌بسته‌ای در یک کنج ساکت و آرام شرکت که اعضای تیم بتوانند لپ‌تاپ‌هایشان را بردارند و بدون اختلال در تمرکز بر روی پروژه‌های سخت کار کنند. محل قرارگیری این تیم به‌صورت بصری به آنها نشان می‌داد که قرار نیست با کار کردن در این فضا تمرکزشان برهم بخورد.
غافل‌گیری بعدی وقتی بود که فهمیدیم این شرکت به یک ساختمان اصلی شبیه ساختمان شهرداری و یک فضا برای جلسات مرکزی احتیاج دارد. در دیزاین نهایی یک پله‌ی ویژه تعبیه کردیم. این پله به اندازه‌ی کافی عریض بود تا بتواند عملکردی شبیه صندلی‌های استادیوم داشته باشد و برای گردهم‌آیی‌های بزرگ به‌کار رود. برخلاف نظرات گوناگون و شک و تردیدهایی که بین اعضای شرکت در مورد مفید بودن این پله‌ها وجود داشت در نهایت این پله‌ها به یکی از پرکاربردترین فضاها در کل دفتر تبدیل شدند. مدیران شرکت اظهار کردند که افراد بعد از اتمام جلسات در این پله‌ها می‌مانند و این مسئله آموزش‌های بین گروهی را افزایش داد. وقتی حرف فضای جدید شرکت یودول همه جا پخش شد تعداد و کیفیت افرادی که برای این شغل درخواست می‌داند افزایش پیدا کرد.
شروع کار
ادوبی و یودول با چالش‌های بسیار شایعی مواجه بودند. برای شروع کار در ذهن‌تان مجسم کنید که یک پروژه چگونه با بیانیه‌ای شبیه این‌که «ما به فضای بیشتری برای جلسه‌های مشترک نیاز داریم» آغاز می‌شود و سپس چگونگی و چرایی کار افراد گوناگون را در آن بگنجانید.
برای شروع کار علاوه بر بررسی بازخورد کارمندان در مورد هفت ویژگی بالا، مدیران شرکت هم باید از خودشان سؤالات زیر را بپرسند:
• کارمندان ما چه کسانی هستند و تا پنج سال آینده چه کسانی خواهند شد؟
• چه افراد دیگری از فضای دفتر ما استفاده می‌کنند (مراجعه‌کنندگان، اعضای انجمن و غیره) و چرا؟
• می‌خواهیم مشتریان‌مان، کسانی که استخدام می‌کنیم و سایر مراجعه‌کنندگان با ورود به فضای دفتر ما چه درکی نسبت به ما پیدا کنند؟
• چه میزان به انعطاف‌پذیری و انتخاب چگونگی انجام کارها اهمیت می‌دهیم؟
• آیا بعضی از روش‌های کار فقط برای معدودی از افراد قابل دست‌یابی است؟
• ترجیح می‌دهیم چه رفتارهایی در فضای کار کنونی اصلاح شوند؟
• چه ویژگی‌هایی در فضای کاری کنونی وجود دارند که موجب بازدهی و سودمندی بیشتر می‌شوند؟
• اگر تعداد مراجعه‌کنندگان کاهش یافته است، آیا علتش را می‌دانیم؟
دیزاین و تجهیزات فضای کار سرمایه‌ی مهمی برای هر کسب‌وکاری محسوب می‌شود و می‌توانند بر خروجی و محصول نهایی آنان و هم‌چنین بر سودمندی، رضایت کارمندان، تعامل و مشارکت، استخدام استعداد افراد جدید و تأثیری که برند بر مخاطبان می‌گذارد تأثیرگذار باشد. با در نظر گرفتن این‌که هزاران راه برای طراحی داخلی و طرح‌ریزی یک فضا جود دارند، مدیران شرکت‌ها باید برخورد استراتژیکی با این مسئله داشته باشند. تقلید کردن از استارت‌آپ‌های موقتی و تطبیق آن با فضای کار همیشه شما را به نتایج مطلوب نمی‌رساند؛ سؤال‌های درستی از خودتان بپرسید و مهم‌تر از آن به پاسخ‌های کارمندان‌تان گوش دهید.
